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物業收費系統分析:詳解系統工作流程

編輯:011     時間:2020-03-09

01 目標與背景介紹

1. 項目背景

隨著人們生活質量的不斷提高,房地產開發的飛速發展,傳統的物業管理模式已經不能滿足物業公司對小區物業的高效率管理和把控。

物業公司需要尋求企業信息化、智能化的管理,因此需要引進物業管理系統輔助物業公司開展管理工作,達到降本增效的目的。

我所做的物業管理系統就是在這樣一個背景下產生的,綜合評估之后,對物業管理系統生命周期進行了四個階段的規劃,分別是:

  • 基礎功能的完善:物業報事報修、物業收費、智能門禁等基礎功能建設;
  • 社區生活服務:社區電商、家政服務,社區養老等便民服務的建設;
  • 鄰里社交:休閑服務(親子活動、老年人旅游活動),健康心理,糾紛介入等精神建設方面的服務;
  • 商業化:個性化推薦服務、產品等。

2. 收費系統目標

本文重點在第一階段的基礎功能建設中,物業收費系統搭建的流程,做簡要的分析,旨在尋求一種可遷移的系統設計方案,提升后續工作效率。

物業收費功能是物業管理系統的核心功能之一,設計的目的在于方便業務繳納費用,以及提升物業收費效率。

02 功能需求分析

在進行系統的整體設計之前,需要對客戶公司的運作模式進行調研,獲取基本的信息,在原有業務基礎上,通過系統來優化、固化業務流程。

1. 目標角色識別

通過調研,我們獲取到客戶公司的收費管理辦法,部分截取如下:

根據公司業務,收費業務崗位分工如下:

(1)客服部:客戶助理、客戶主管

客戶主管:

根據房屋資源住房相關信息,對客戶助理的收費情況進行審核,客戶助理錄入有錯時進行修改;查詢收費、欠費情況,負責催收欠款。

客戶助理:

辦理本管理辦法第三條所列的所有收費業務,履行所有手續;根據房屋的不同收費狀態進行添加、打印收費收據;每天向出納員移交物業收費,日清日結;客服只負責收款不負責退款;對欠費進行催收。

(2)財務部:出納員、會計

出納員:

核對房屋資源是否與實際相符;核對客服執行的收費標準是否相符;每天下班前核對客服交接的款項、移交的收款收據是否相符;要做到日結日清,錢賬相符;負責保證金和押金退付。

會計:

審核出納員是否嚴格執行收費管理辦法;審核系統收費、收據和款項是否相符,收取的現金是否及時存入銀行;審核所有收費是否全部入賬;審核收費標準是否正確;房屋信息是否正確;負責已收物業費、應收賬款、預收賬款以及代收款項的審核。

(3)物業經理

經常查詢物業收費情況,及時掌握物業公司收費狀態,安排催收工作;執行總經理審批后的收費折扣率;監督客服部和財務部的物業收費操作,發現異常及時處理。

1.1 業務涉及的角色描述

前文也有提到,物業收費系統是為了方便物業收費,同時也需要方便業主繳費,因此需要將業主也考慮進來,于是我們整理收費業主中所涉及的所有角色,如下表所示:




2. 業務流程識別與分析

本著設計功能必須回歸業務場景的原則,首先識別物業收費的業務流程。

我所理解的業務,是為了服務于某一目的,所做的一系列事情或者說是操作,涉及服務方與被服務方。

而業務流程的起點是某一角色提出「服務請求」,過程經過一系列操作,以「滿足服務」作為終點。

2.1 主業務流程

回到物業收費業務,首先應該識別出主流程是什么,如物業需要對業主進行收費,則需要經過一系列的計算,得出該業主這個月應該繳納的費用是多少,并且將賬單展示給業主由業主買單。這個流程的起點是「物業創建收費單」,過程是「計算應繳費用并進行繳費」,終點是「繳費成功」。

2.2 分支業務流程

除了主流程以外,還應該將所有的分支流程和其他流程識別梳理出來。如逾期時候的客服催收流程、因維修服務形成的單次繳費流程,保證金、押金的退付等。

2.3 流程優先級判斷

如何判定業務流程的優先級呢,可以從兩個維度分析,一個是該業務是否主營業務,另一個則是該業務頻次的高低。

  • 若一個業務既是主營業務,頻次又很高,則優先級可判定為關鍵業務
  • 若一個業務是主營業務,但頻次低,則是重要業務
  • 若一個業務不是主營業務,但是頻次很高,則是有用業務
  • 若一個業務不是主營業務,頻次也不高,則是一般業務

2.4 輸出業務流程列表

將所有流程識別出來羅列在表格中如下表所示。



2.5 分析業務流程并繪制流程圖

這里以主要的收費業務為例,闡述繪制業務流程圖的基本步驟:

第一步是厘清主脈絡,明確各個角色之間的分工,所做的活動以及基本的協作關系。物業收費流程中,一般是下圖所示的流程。



第二步是梳理分支,針對流程中可能出現的異常、規則和審批梳理出分支流程。如賬單填寫錯漏等異常,需要進行審核。

第三步是補充產物,各個協作之間的產物關系是什么。如,收費單、應收賬單、收據等。

輸出跨職能流程圖如下,然后根據所分析的結果輸出業務流程圖:




3 業務場景識別與分析

3.1 各角色的業務場景識別

在分析了收費業務的業務流程之后,需要針對系統中每一個角色,對該角色的業務場景進行識別并加以分析。

以客服助理為例,「辦理收費業務」和「生成收費單」,在實際的系統建設中是可以納入系統功能范圍的,而「收取費用」這個行為,在線上支付的系統中,可以由一個「收費狀態」代替,因此不需要進行獨立的場景分析。

以“是否在系統的建設范圍內為原則,識別各個角色使用系統的業務場景”。用于表示用戶使用系統的表述,比較好的方法是使用用例圖,下圖表示的是系統中各角色的使用場景,為了更好的描述使用場景,應該站在用戶的角度,以用戶的語言進行描述


3 業務場景識別與分析

3.1 各角色的業務場景識別

在分析了收費業務的業務流程之后,需要針對系統中每一個角色,對該角色的業務場景進行識別并加以分析。

以客服助理為例,「辦理收費業務」和「生成收費單」,在實際的系統建設中是可以納入系統功能范圍的,而「收取費用」這個行為,在線上支付的系統中,可以由一個「收費狀態」代替,因此不需要進行獨立的場景分析。

以“是否在系統的建設范圍內為原則,識別各個角色使用系統的業務場景”。用于表示用戶使用系統的表述,比較好的方法是使用用例圖,下圖表示的是系統中各角色的使用場景,為了更好的描述使用場景,應該站在用戶的角度,以用戶的語言進行描述



3.3 小結

在做業務場景分析時,拋開如何去實現的思維,從該業務場景所要達成的目標出發,拆解場景的每一個步驟,分析步驟中面臨的問題是什么,再針對問題去思考相應的解決方案

其他角色的其他業務場景在此就不做過多的贅述了,方法都一樣。

4. 管控點識別與分析

管控點,顧名思義就是實現管理者管理目的的一些控制點。通過識別出這些管控點,可以做到事先規避風險,事中通過審批和制定規則控制風險,以及事后通過報表數據分析優化管理。

4.1 識別業務中的管控點

從上文的業務流程可以看出,我們已經在收費業務的部分地方設置了審批規則,盡量的做到了規避風險和控制風險,這里的管控點識別重點闡述通過分析數據來實現管理意圖。

通過調研,我們發現物業公司常出現這樣一個問題:

小區內的水電表常常是在室外或者地下室等業主接觸不到的地方,在物業代收水電費的過程中,會有業主質疑物業亂收費,費用不透明等問題,希望能讓水電局直接收取費用,更值得信賴。而物業方則表示,每月都會多派出兩名及以上的水電工進行抄表作業,人力成本不說,業主的水電費常常由物業墊付,從而導致現金流緊張。

這種情況會導致業主拖欠應繳納費用,物業公司的做法常常是派人上門好說歹說,動之以情曉之以理。這種催收任務會由物業經理安排客服部解決,因涉及到回款問題,管理人員需要把控催收效果。

這時候我們獲取到一個管控點「催收任務分析」,接下來我們分析該管控點所需的指標有哪些。

4.2 分析所需指標

分析所需指標的步驟是,首先確定該管控點的目標;再尋找跟該管控點相關的指標,最后分析出需要哪些統計報表。

催收任務的目標是確保物業及時回款,使公司利益最大化。

該管控點的核心在于減少賬單的逾期量,增加逾期賬單回款率,因此需要的指標有賬單逾期量逾期賬單回款率等。

則需要用到的報表有賬單逾期量周期統計報表,逾期賬單回款率周期統計報表。

除了「催收任務分析」以外,物業收費系統中的管控點還包括「收費正確率分析」、「業主滿意度分析」等管控點,有興趣的同學可以自主嘗試分析,不一一展開了。

4.3 小結

管控點識別與分析的目的在于管理者通過這些管控點,提高自己的管理效率。核心流程是通過訪談等手段,識別管理者的管控點,然后分析該管控點所需的指標,最后設計相應的報表。

5. 業務報表分析

5.1 分析報表使用場景

從上一步驟的管控點識別與分析中,我們分析出管理者所需要的報表,接下來就是分析報表的使用場景,即誰用這個報表做什么?多久使用一次?

以逾期賬單回款率周期統計報表為例:

  • 使用者:物業經理
  • 使用目的:了解制定周期內逾期應收賬款的回款率,為工作安排和業績考核提供依據
  • 多久使用一次:每天會看日報、每周看周報、每月看月報,使用頻繁

5.2 分析報表包含內容

分析報表內容需要分析該報表的數據從哪里輸入數據來源是哪里,數據項經過一種怎樣的計算,然后以一種怎樣的形式輸出

逾期賬單回款率周期統計表中,數據來源是應收賬單統計表中的逾期賬單部分;通過催收任務完成的已收應收回款與總應收款項的比值得出逾期賬單回款率;最后輸出報表。

5.3 創建報表

通過上述的分析,將結果整理成表格如下圖所示:


工作過程中,一個管控點會涉及多個業務報表,一個業務流程會包含多個管控點,需要將系統設計中所有的報表都設計出來,以做到嚴謹,不缺斤少兩。

03 總結

本文以分析物業收費系統為例,闡述了信息系統建設過程的一個基本工作流程。

  • 首先從一個宏觀的角度分析該系統的目標用戶是誰;
  • 再者通過系統中各個角色的分工與協作關系對業務流程進行分;
  • 接著進行單點突破,從某一角色的某一業務場景入手,分析滿足該業務目標所需要提供的解決方案;
  • 然后是從管理者的層面分析系統給管理者提供的管理輔助功能;
  • 最后通過報表的形式,將數據轉化成管理者所需要的信息。



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